Artículo 7. Recuperación de los archivos anteriores a la informatización de los Registros Civiles mediante la digitalización de los libros registrales manuscritos.
1.La recuperación informática de los asientos relativos a inscripciones anteriores a la implantación de la aplicación informática INFOREG aprobada por la Orden del Ministerio de Justicia de 1 de junio de 2001, que constan en los tradicionales libros manuscritos, se realizará progresivamente en el calendario contemplado en el Convenio marco de colaboración entre el Ministerio de Justicia y la Entidad Pública Empresarial Red.es para la puesta en marcha del programa «Registro Civil en Línea» firmado el 17 de mayo de 2006, y abarcará todas las inscripciones de nacimiento, matrimonio, defunciones y tutelas y demás representaciones legales practicadas en los Registros Civiles municipales, tanto principales como delegados, desde 1950.
2. La recuperación informática a que se refiere el punto anterior se realizará llevando a cabo las siguientes actuaciones:
a) la digitalización de las páginas de los libros registrales consistente en su escaneo e indexación; y
b) la grabación informática básica de los datos de los asientos registrales que permitan la búsqueda y consulta de la página y tomo digitalizado en que se encuentren.
3. Inmediatamente antes de comenzar la digitalización de que trata la letra a) anterior, y respecto de cada uno de los tomos del archivo, el Encargado del Registro Civil correspondiente extenderá en estos una diligencia de cierre provisional, que se convertirá en definitivo en el momento de la recepción de las imágenes digitalizadas y datos grabados prevista en el apartado 5 de este artículo. Entre las fechas de cierre provisional y definitivo, que no podrán distar más de 7 días hábiles entre sí, no se extenderá, como regla general, ningún asiento en el tomo diligenciado salvo por causa excepcional, grave y debidamente justificada, sin perjuicio de que el Encargado levante acta de las declaraciones relativas a hechos inscribibles en los términos previstos por la legislación vigente. Una vez extendida la diligencia de cierre definitivo se procederá a la inutilización de los restantes folios en blanco del libro, trazando en toda su extensión un aspa e indicando al pie de cada uno su carácter de «Inutilizado», con la rúbrica del Secretario o Encargado, y sello de la oficina. En el último folio se pondrá nota de referencia a la de cierre. Las diligencias de cierre provisional y definitivo de que trata este apartado se sujetarán en su redacción a los modelos que figuran en el anexo III de esta Orden ministerial.
Respecto de los asientos que excepcionalmente se extiendan después del cierre provisional hasta el definitivo deberá realizarse una relación individualizada y circunstanciada a fin de facilitar un nuevo e inmediato escaneo de las páginas registrales en que tales asientos se hayan extendido. 4. La digitalización a que se refiere el apartado a) del número 2 anterior ha de cumplir los siguientes requerimientos y especificaciones:
a) los dispositivos de digitalización o escaneo para la obtención de copias digitales de los libros registrales en papel se configurarán con una resolución de puntos por pulgadas y con una escala cromática suficiente para obtener una calidad, al menos, similar a una fotocopia;
b) cada página digitalizada será indexada con una clave que la identificará de forma única en el fondo documental y que servirá para su posterior integración en INFOREG. La clave estará formada por los siguientes datos: Registro Civil, Sección, Tomo y Página;
c) para cada página digitalizada o escaneada se generará una imagen master, utilizada para fines de preservación, y una imagen derivada, que será objeto de incorporación a INFOREG para su utilización en la gestión ordinaria del Registro, conforme a lo previsto en el apartado 7 de este artículo.
Las imágenes master y las imágenes derivadas a que se refiere el precedente párrafo se generarán en formato «TIFF 6.0» y «JPEG», respectivamente. Se habilita a la Dirección General de los Registros y del Notariado para acordar la modificación de tales formatos.
5. La grabación informática de los datos de los asientos registrales se realizará de forma manual siempre que resulte imposible utilizar técnicas de reconocimiento automático de caracteres (OCR) y tendrá por objeto, al menos, aquellos datos que permitan la búsqueda y consulta de la página y tomo digitalizado en que se encuentren, sin perjuicio de la facultad de la Dirección General de los Registros y del Notariado para acordar en la forma y plazos que determine su extensión a aquellos otros datos que resulten precisos para permitir generar automáticamente por la propia aplicación informática certificaciones en extracto.
6. La grabación de los datos a que se refiere el punto anterior de este artículo podrá realizarse en un centro de grabación cuya ubicación física sea distinta a la propia sede del Registro Civil digitalizado. En este caso, las imágenes generadas por el proceso previo de digitalización de los libros registrales deberán remitirse convenientemente cifradas al centro de grabación, bien de forma telemática, bien mediante soporte físico, de forma que quede garantizada en todo momento la disponibilidad, integridad y confidencialidad de los datos conforme a las exigencias del plan de seguridad que elaborará la Subdirección General de Nuevas Tecnologías, bajo la supervisión de la Dirección General de los Registros y del Notariado, a que se refiere el anexo II de esta Orden.
La remisión de las imágenes al centro de grabación requiere la previa autorización formal del Encargado del Registro Civil, en tanto que responsable de la custodia de sus libros, conforme al artículo 100 del Reglamento del Registro Civil. Esta autorización podrá ser única para todo el proceso de digitalización.
7. Una vez llevadas a cabo las actuaciones de digitalización y grabación de datos a que se refiere el apartado 2 de este artículo, se realizará desde el centro de grabación un proceso de remisión y entrega tanto de las imágenes derivadas como de los datos grabados al Registro Civil de procedencia, cuyo Encargado comunicará a la Dirección General de los Registros y del Notariado su recepción, y realizará una revisión de la información digital recibida como parte de la actividad ordinaria del Registro al tiempo de realizar nuevas inscripciones en los Libros Complementarios de Inscripciones Marginales y al expedir certificaciones referentes a asientos que obren en los libros registrales manuscritos que hayan sido objeto de digitalización durante el año siguiente a tal recepción. La remisión de imágenes y datos de que trata este apartado se realizará de forma telemática a través de una línea de comunicaciones segura, bajo las mismas condiciones y garantías prescritas en el apartado 5 de este artículo.
8. El resultado de la digitalización y grabación será incorporado al aplicativo INFOREG en su versión 4.0 aprobada por el artículo 2 de esta Orden ministerial, de forma que las imágenes y datos grabados queden integrados en la misma de forma operativa, permitiendo cumplir todas las funcionalidades propias del mismo. Para ello, en particular, se garantizarán los enlaces recíprocos, mediante vínculos automáticos, entre los datos e imágenes correspondientes a las inscripciones principales procedentes de los libros manuscritos digitalizados y las inscripciones marginales que se extiendan en los Libros Complementarios regulados en el artículo 6 de la presente Orden.
Texto oficial de Orden JUS/1468/2007, de 17 de mayo, sobre impulso a la informatización de los registros civiles y digitalización de sus archivos (BOE-A-2007-10702). No constituye asesoramiento jurídico. Consulta la versión consolidada en boe.es.
