CAPÍTULO II. Especificaciones técnicas y funcionales de las características y requisitos de los sistemas informáticos de facturación · Sección 3.ª Características que deben ser garantizadas por los sistemas informáticos
Artículo 8. Conservación, accesibilidad y legibilidad de los registros de facturación.
1. El sistema informático deberá garantizar la conservación de todos los registros de facturación generados por él que se encuentren dentro del propio sistema informático, independientemente del método o lugar empleado para hacerlo, y deberá permitir el acceso a donde estos se conserven, así como su recuperación y consulta en formato electrónico legible por parte de la Administración tributaria.
2. Los registros de facturación podrán ser conservados fuera del sistema informático que los generó. Para ello, este deberá permitir descargar, volcar o copiar y archivar de forma segura, mediante su exportación a un soporte de almacenamiento externo en formato electrónico legible, los registros de facturación generados en él. El resultado de la exportación deberá contener la copia fidedigna de todos los registros de facturación exportados.
A este respecto, deberá ofrecer, al menos, la posibilidad de exportar todos los registros de facturación generados en un periodo.
Únicamente formando parte de un proceso de exportación correcto, los registros de facturación exportados podrán dejar de ser conservados por el sistema informático, en cuyo caso deberá avisar claramente de esta circunstancia, siempre y cuando ello no suponga el incumplimiento por este de ningún requisito del Reglamento y de esta orden. Además, para evitar la aparición de huecos entre los registros de facturación conservados en el sistema informático, esta posibilidad de dejar de conservarlos solo podrá aplicarse a registros de facturación consecutivos empezando siempre por los más antiguos que aún se conserven en el sistema informático.
El proceso de exportación deberá ser independiente de la política de copias de seguridad de los datos que pudieran establecerse para el sistema informático.
3. En cualquier caso, el obligado tributario usuario del sistema informático deberá garantizar, durante el mismo plazo previsto para la conservación de las copias o matrices de las facturas expedidas según el artículo 19.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, la conservación, accesibilidad y legibilidad de todos los registros de facturación generados correspondientes a las facturas por él expedidas a lo largo del tiempo, se encuentren o no en el sistema informático que los generó, e incluso cuando se haya cambiado de sistema informático.
4. El acceso a las funcionalidades del sistema informático necesarias para llevar a cabo las acciones mencionadas en los apartados 1 y 2 sobre los datos que obren en él deberá poderse realizar por el usuario del mismo de forma rápida, fácil e intuitiva. Asimismo, el resultado de aplicar esas funcionalidades sobre dichos datos, especialmente en el caso del acceso para su consulta, deberá ser efectivo con prontitud desde el momento del lanzamiento de su ejecución. Todo ello con independencia de dónde se encuentren conservados los datos del sistema informático.
5. A los efectos de legibilidad, la información conservada, o en su caso exportada, deberá mantener la estructura y formato indicados en los artículos 10 y 11, de acuerdo con el tipo de registro de facturación de que se trate.
Texto oficial de Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre; y en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre (BOE-A-2024-22138). No constituye asesoramiento jurídico. Consulta la versión consolidada en boe.es.
