Disposición adicional primera. Registro contable de facturas de la Administración General del Estado.
El registro contable de facturas de la Administración General del Estado y el correspondiente a cada una de las entidades públicas estatales de naturaleza administrativa se ajustará a las condiciones y requisitos funcionales y técnicos establecidos en esta Orden con las siguientes particularidades:
1. Aspectos organizativos:
a) La Intervención General de la Administración del Estado será el órgano competente para:
1.º La gestión, administración y mantenimiento del registro contable de facturas de la Administración General del Estado.
2.º La definición de las especificaciones del sistema.
3.º La determinación de las condiciones técnicas normalizadas de las interfaces del registro contable de facturas con los sistemas de gestión económico-presupuestaria de las unidades tramitadoras competentes para la tramitación de las facturas electrónicas.
b) La gestión, administración y mantenimiento del registro contable de facturas de cada una de las entidades públicas estatales de naturaleza administrativa será el centro directivo u órgano gestor de la contabilidad de la entidad.
c) La gestión y actualización del catálogo de órganos gestores y unidades tramitadoras, y del responsable de fichero y usuario administrador de cada unidad tramitadora, en el propio sistema de información contable, será efectuada por la correspondiente oficina contable.
d) Las unidades tramitadoras y los órganos de control establecerán en sus respectivos sistemas de gestión, si fuera necesario, la correspondencia entre las codificaciones establecidas para los órganos gestores y unidades tramitadoras en el registro contable de facturas, basada en el directorio DIR3 de unidades administrativas de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, y las utilizadas en sus respectivos sistemas.
e) La gestión de los usuarios de las unidades tramitadoras con acceso permitido al correspondiente registro contable de facturas, y de los correspondientes perfiles de acceso, corresponderá al usuario administrador designado por cada unidad tramitadora. Asimismo este usuario administrador gestionará en el propio sistema de información contable la asignación de órganos gestores a los que dará servicio a estos efectos.
f) Cuando la acreditación de acceso al sistema por parte de un usuario, directamente, o de un órgano gestor o unidad tramitadora, a través de su correspondiente sistema de gestión, requiera un certificado electrónico, deberá estar expedido por un prestador de servicios de certificación que figure en la lista de servicios de confianza (TSL) publicada por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, y estar asumido por la plataforma de verificación de certificados, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, prevista en el artículo 21.3 de la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.
g) Cuando se produzcan cambios estructurales o reorganizaciones administrativas que provoquen cambios en las codificaciones de las oficinas contables, órganos gestores y unidades tramitadoras se estará a lo que establezca al efecto la Intervención General de la Administración del Estado.
2. Anotación de las facturas por la oficina contable.
Las facturas, tanto electrónicas como en papel, recibidas por la oficina contable, antes de su distribución o puesta a disposición de las unidades tramitadoras, serán objeto de anotación por la oficina contable en el registro contable de facturas. Si detectara datos incorrectos u omisión de datos que impidieran su distribución, o que las facturas no le correspondieran por tratarse de facturas de otra Administración Pública, las rechazará, devolviéndolas al registro administrativo de procedencia con expresión de la causa de dicho rechazo.
3. Distribución de las facturas anotadas en el registro contable de facturas.
Por cada factura la oficina contable remitirá o pondrá a disposición de la unidad tramitadora la propia factura electrónica, y el código, fecha y hora de anotación en el registro contable de facturas, debiendo quedar constancia en el mismo de la fecha y hora de recepción o descarga por la unidad tramitadora.
En el caso de las facturas en papel, se remitirán a cada unidad tramitadora las facturas anotadas en el registro contable de facturas que le correspondan. La oficina contable dejará constancia en el registro contable de facturas de la fecha del acuse de recibo por la unidad tramitadora.
4. Anotación en el registro contable de facturas de la aceptación o rechazo y devolución de las mismas por el órgano gestor.
a) Cuando proceda la aceptación de la factura, la unidad tramitadora anotará en el registro contable de facturas, por los medios electrónicos que al efecto habilite la oficina contable, la aceptación de la factura, dejando constancia de la fecha en la que se ha producido dicha aceptación.
b) Asimismo, cuando no proceda la aceptación de la factura, la unidad tramitadora anotará en el registro contable de facturas, por los medios electrónicos que al efecto habilite la oficina contable, el rechazo de la factura y su devolución a través de la oficina contable, dejando constancia de la fecha en la que se ha producido dicho rechazo.
5. Anotación en el registro contable de facturas en relación con el reconocimiento de la obligación y el pago de las mismas.
a) Para aquellas facturas de pago directo a las que se haya prestado la correspondiente aprobación de la conformidad y reconocimiento de la obligación, se dejará constancia en el propio registro contable de facturas, preferentemente de forma automática, del número de operación contable que se hubiera registrado en el respectivo sistema de información contable como consecuencia de la obligación reconocida, y de las fechas de dicha obligación y del pago posterior, a efectos de lo cual tanto la anotación de obligación reconocida como la del pago material identificarán la factura o facturas asociadas mediante los correspondientes códigos de registro contable de facturas.
b) Cuando las facturas se tramiten como anticipos de caja fija o pagos a justificar la unidad tramitadora anotará en el propio registro contable de facturas, para cada factura, por los medios electrónicos que se habiliten, en su caso el número de libramiento de pagos a justificar, y la fecha de pago de la factura.
6. De acuerdo con lo previsto en el tercer párrafo del artículo 9.1 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, se excluye de la obligación de anotación en el registro contable de facturas de la Administración General del Estado y de las entidades públicas estatales de naturaleza administrativa:
a) A las facturas en papel cuyo importe sea de hasta 5.000 euros.
b) A las facturas, electrónicas y en papel, emitidas por los proveedores a los servicios en el exterior hasta que se haya consolidado el uso de la factura electrónica y se disponga de los medios y sistemas apropiados para su recepción en dichos servicios.
7. Fichero de Protección de Datos.
En cumplimiento de lo previsto en el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, se crea el fichero de datos personales, «Registro Contable de Facturas de la AGE», cuya titularidad corresponde a la Intervención General de la Administración del Estado, válido a efectos del ejercicio por parte de los ciudadanos de los derechos previstos por dicha ley. El contenido del fichero se recoge en el anexo I de la presente Orden.
> <small>Se modifica el apartado 7 por el art. 1.2 de la Orden HAP/1650/2015, de 31 de julio. [Ref. BOE-A-2015-8844](https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2015-8844).</small>
Texto oficial de Requisitos del Registro Contable de Facturas del Sector Público (BOE-A-2014-3373). No constituye asesoramiento jurídico. Consulta la versión consolidada en boe.es.
